House Organ aziendali di successo: 5 consigli essenziali

Avere in azienda dei dipendenti svogliati e senza motivazione si ripercuote negativamente anche nei rapporti con i clienti e di conseguenza sul fatturato.

In un clima aziendale non sereno le performance di tutti diventano una “gara al peggior risultato”, perché manca uno stimolo e soprattutto una identificazione con i valori aziendali.

In questi casi è necessario investire di più nella gestione delle risorse umane ed uno dei sistemi che per molte aziende si è rivelato efficace, è il coinvolgimento e la partecipazione alle scelte aziendali attraverso la creazione di un web magazine interno, il cosiddetto “House organ aziendale”.

Si tratta di un vero e proprio magazine in cui vengono riportati tutti i fatti salienti della vita in azienda e le ultime novità riguardanti sia l’interno che l’esterno di questa.

In questo post vedremo come avviare un web magazine aziendale, come gestirlo e come controllarne i risultati.

Cos’è un House Organ/Web Magazine aziendale

Un web magazine aziendale è una pubblicazione dell’azienda che può essere rivolta al pubblico di clienti/consumatori, oppure ai dipendenti, od ancora ad entrambe le platee.

Quando decidi di avviare un web magazine aziendale, la prima cosa che devi fare è quella di definire chiaramente gli obiettivi.

Devi avere una visione chiara di ciò che desideri ottenere. Che si tratti di aumentare la consapevolezza del marchio, generare lead, educare il pubblico sui tuoi prodotti e servizi, oppure migliorare il dialogo con le risorse umane, ogni obiettivo deve essere specifico e misurabile.

Scrivere questi obiettivi su carta non solo aiuta a mantenere la rotta, ma funge anche da guida per tutte le decisioni future riguardanti il contenuto e la strategia.

Rivedere ed aggiornare regolarmente questi obiettivi è la seconda necessità. Il mercato e le esigenze dei clienti possono cambiare rapidamente, e ciò che era rilevante l’anno prima potrebbe non esserlo l’anno successivo.

Stabilire obiettivi a breve e lungo termine ti permette di adattare l’approccio e di rimanere sempre in linea con le aspettative del pubblico e le tendenze del settore.

Vantaggi di un House Organ aziendale

I vantaggi del fare una pubblicazione periodica di un House organ sono diversi perché oltre a creare partecipazione nei dipendenti, il Web magazine ha altri lati positivi:

• Favorisce la condivisione di esperienze e conoscenze
• Migliora l’engagement di dipendenti e stakeholders, limita il turnover
• Migliora la trasparenza dell’organizzazione.
• Aumenta e migliora la conoscenza e la diffusione del brand, se è un magazine destinato ad un pubblico anche esterno.

Ma la lista potrebbe non fermarsi qui, perché ogni azienda che fa una pubblicazione del genere lo fa per dei motivi che potrebbero essere anche diversi da questi e coerenti con i propri obiettivi.

Il naming dell’House Organ e delle rubriche

Un passo fondamentale, prima della pubblicazione, è la decisione relativa al nome.

Così come accade per il nome di un prodotto o di un servizio, anche il naming di una testata on line deve essere oggetto di attenta riflessione, così come la scelta delle rubriche interne.

In genere ci si riferisce ad alcune regole “non scritte”, così Il nome potrebbe:

• Rispecchiare il nome dell’azienda includendolo, così come accade per l’IBM magazine;
• Mettere in evidenza il settore in cui opera l’azienda, come accade per l’organo di stampa di Confagricoltura con “Mondo Agricolo”;
• Comprendere in parte il nome dell’azienda.

Ma le soluzioni trovano come unico limite la creatività ed il buon gusto, per il resto occorre avere chiari gli obiettivi e poi vision e mission aziendali.

Identificare il pubblico di riferimento

Un altro passo cruciale nel creare un web magazine aziendale di successo è identificare il pubblico di riferimento.

Una buona dose del tempo deve essere dedicata a comprendere chi sono i lettori ideali, quali sono i loro interessi e quali problemi cercano di risolvere. Utilizzare strumenti di analisi dei dati e sondaggi può fornire informazioni preziose su chi visita il sito e come interagisce con i contenuti.

Insomma si tratta proprio di creare quegli archetipi che si chiamano reader personas. 

L’intero processo che ti porterà a questo risultato – analisi del pubblico, segmentazione e targettizzazione – ti servirà per individuare porzioni di pubblico in base a vari criteri, come età, professione e comportamenti online, perché conoscere il proprio pubblico non significa solo conoscerlo, ma anche capire come comunicare con lui.

Ed in questo senso anche il tono di voce e lo stile del contenuto devono rispecchiare le aspettative e le preferenze del lettore.

Quindi, se il tuo pubblico è composto principalmente da professionisti del settore, un linguaggio tecnico e approfondito potrebbe essere più appropriato rispetto a uno stile più informale e colloquiale, più adatto ad un pubblico di giovani.

Scegliere i contenuti più efficaci per l’House organ: la linea editoriale

La scelta dei contenuti giusti è fondamentale per attrarre e mantenere l’attenzione del pubblico, in questo è essenziale diversificare i format, considerando tutti i media digitali aziendali: articoli, video, infografiche e podcast.

Tutto può contribuire a rendere il web magazine più interessante, soprattutto se riesci a tenere conto delle tendenze attuali e delle tematiche rilevanti nel settore. 

Ma prima di questo è necessario fare in modo che i contenuti si allineino con le richieste del pubblico destinatario.

Ma come fare?

L’unica strada è la creazione di un piano editoriale (proprio come accade per un blog) che definisca la linea editoriale da seguire, cioè l’insieme e la tipologia di articoli che dovrebbe contenere e ciò che invece non dovrebbe contenere.

La creazione di contenuti che rispondano a domande frequenti o che affrontino argomenti di attualità può aumentare notevolmente l’engagement, senza dimenticare l’importanza della qualità dei contenuti, che dovrebbe essere mantenuta costante.

Investire tempo nella ricerca e nella creazione di contenuti informativi e ben scritti, paga sempre nel lungo termine. 

I lettori apprezzano contenuti originali e approfonditi, perché questo non solo aumenta la fiducia nel marchio, ma incoraggia anche la condivisione sui social media, ampliando ulteriormente la portata del magazine. 

Identificare un direttore editoriale

Per la realizzazione dei contenuti, avrai la necessità di disporre di un certo numero di giornalisti o copywriter, ma per coordinarne il lavoro è necessario nominare un Direttore editoriale che si occupi di coordinare il lavoro, assicurare il mantenimento della linea editoriale e della pubblicazione degli articoli.

Identificare uno stile grafico originale

La veste grafica della testata è un elemento essenziale nella comunicazione aziendale. Occorrerà in tutto rispettare le direttive del manuale del brand.

Quindi a questo dovrà essere ricondotta:

1. La scelta dei colori
2. La scelta dei font da usare per titoli e paragrafi
3. Lo stile delle immagini.

Registrare la testata presso il tribunale locale

In questo caso si tratta di una formalità necessaria solo nel caso in cui:

• la pubblicazione sia periodica a cadenza fissa,
• se è rivolta al pubblico esterno,
• se i contributi sono prestati da giornalisti professionisti e se la pubblicazione vive grazie a contributi dello Stato.

Utilizzare una piattaforma adatta alle esigenze aziendali

La scelta della piattaforma giusta per il web magazine è un altro aspetto cruciale.

Puoi esplorare diverse opzioni, da WordPress ad Adobe InDesign, fino a soluzioni personalizzate, come CMS proprietari, per capire quale si può adattare meglio alle esigenze aziendali. È importante considerare fattori come la facilità d’uso, la scalabilità e le funzionalità SEO integrate.

Devi scegliere quella che ti sembra la piattaforma più intuitiva che può permetterti di concentrarti sulla creazione di contenuti piuttosto che sulla gestione tecnica del sito.

È fondamentale che una buona piattaforma supporti l’integrazione con strumenti di analisi e marketing, in modo da consentirti di monitorare le performance dei contenuti in tempo reale e di apportare modifiche strategiche quando necessario.

La flessibilità della piattaforma scelta rende più semplice adattarsi alle nuove esigenze man mano che il web magazine cresce.

Promuovere l’House Organ attraverso strategie di marketing digitali

Una volta creato il contenuto, è fondamentale promuoverlo in modo efficace presso il pubblico esterno ed interno.

Se l’accesso al magazine è riservato ad un numero ben definito di destinatari – ad esempio viene inviata una mail di presentazione del nuovo numero e la lettura è in un file .pdf – è sufficiente creare un accesso personalizzato per ognuno con un account individuale.

Se invece l’accesso è destinato ad un pubblico più ampio, una buona scelta potrebbe essere quella di pubblicare degli estratti in newsletter e creare un blog di destinazione apposito in cui confluiscono le notizie.

In generale possiamo dire che non esistono le giuste strategie di marketing digitale per far conoscere il web magazine al pubblico giusto; bisogna conoscere bene il proprio pubblico e definire una strategia di comunicazione tagliata su misura.

In ogni caso utilizzare i social media per condividere articoli, collaborare con influencer del settore e investire in campagne pubblicitarie mirate sono solo alcune delle tecniche che possono essere adottate. 

Ogni canale ha le sue peculiarità, quindi occorre adattare i messaggi in base alla piattaforma utilizzata ed al pubblico di destinazione.

Tuttavia ci sono alcuni canali da considerare preferenziali:

• l’email marketing è uno strumento potente per mantenere i lettori aggiornati sui nuovi contenuti. Creare una newsletter accattivante ti può permettere di costruire una comunità attorno al web magazine, incoraggiando i lettori a tornare regolarmente per scoprire novità e approfondimenti.
• Il blog è uno strumento alternativo alla pubblicazione del magazine in pdf, ti permette di pubblicare senza pensare troppo ad impaginazioni ed a problemi redazionali importanti.
• La pubblicazione in pdf, riservata solo ad alcuni lettori (in genere un numero limitato) consente di fare percepire i lettori come destinatari esclusivi del House Organ e quindi permette n maggiore coinvolgimento emotivo.

Detto questo però, considera anche che la promozione non si ferma mai; è un processo continuo che richiede creatività e adattamento a nuove tendenze che nel frattempo si possono palesare.

Monitorare e valutare i risultati dell’House Organ

Monitorare le performance del web magazine è un passo fondamentale per garantire il suo successo a lungo termine; ecco alcuni suggerimenti utili per “leggere” meglio i gusti del tuo pubblico:

• Se vuoi ottenere migliori risultati, devi necessariamente utilizzare strumenti di analisi per raccogliere dati su visitatori, tassi di conversione e interazioni con i contenuti. Queste informazioni possono fornirti una visione chiara su cosa funziona e cosa potrebbe essere migliorato.

All’inizio noterai che ci sono alcuni argomenti che generano più interesse rispetto ad altri, Questo ti permette di orientare meglio la strategia editoriale.

• Valutare i risultati non significa solo guardare i numeri (che comunque hanno la loro importanza relativa) è anche fondamentale raccogliere feedback dai lettori. Pensa ad esempio alla potenza che possono avere i sondaggi per capire cosa piace al pubblico e quali argomenti vorrebbero vedere in futuro.

Questo approccio (che puoi utilizzare anche per qualunque altra forma di comunicazione digitale, come un blog) può aiutarti a costruire una relazione più forte con i lettori, dimostrando che le loro opinioni hanno una collocazione e contano davvero.

Migliorare costantemente l’house Organ aziendale per mantenere il successo

Il miglioramento continuo e l’adattamento ai gusti del pubblico di un House Organ aziendale sono essenziali per mantenerne il successo in modo costante.

Il mondo digitale è in continua evoluzione, quindi è fondamentale rimanere aggiornati sulle ultime tendenze e tecnologie. Dedica sempre tempo alla formazione personale e alla ricerca di nuove idee per innovare i contenuti e le strategie di marketing.

Ma soprattutto non avere mai paura di sperimentare. Testare nuovi formati o approcci può portare a scoperte sorprendenti su cosa risuona meglio con il pubblico. La chiave è rimanere flessibili e pronti per adattarsi alle nuove sfide, mantenendo sempre l’attenzione sugli obiettivi iniziali.

Solo così puoi garantire che il web magazine continui a crescere e a prosperare nel tempo.

FAQ

Come posso creare un House organ/web magazine aziendale di successo?

Per creare un web magazine aziendale di successo devi avere una strategia precisa:

• Definire gli obiettivi,
• Identificare il pubblico di riferimento
• Scegliere i contenuti più efficaci
• Utilizzare una piattaforma adatta alle esigenze aziendali
• Promuovere il web magazine attraverso strategie di marketing digitali
• Monitorare e valutare i risultati
• Migliorare costantemente il web magazine per mantenere il successo.

Perché è importante avere un house organ aziendale?

La scelta di iniziare a pubblicare un House organ aziendale, che sia interno od esterno, è legata alla necessità di creare un maggiore coinvolgimento del pubblico e/o dei dipendenti nella vita e negli obiettivi aziendali.

L’invio ad un pubblico ristretto fa si che i lettori si sentano dei destinatari esclusivi delle comunicazioni aziendali.

Quali sono gli obiettivi dell’house organ aziendale?

Gli obiettivi del web magazine aziendale, se si tratta di un organo destinato ad un pubblico esterno, sono:

• l’aumento della visibilità del brand;
• l’acquisizione di nuovi clienti;
• l’educazione del pubblico su temi specifici;
• l’incremento del traffico sul sito web aziendale.

Nel caso in cui si tratti di una pubblicazione destinata ad un pubblico interno, gli obiettivi sono:

• Creare engagement con i dipendenti e/o i collaboratori;
• Rendere partecipe l’audience interna delle politiche aziendali.

Gli obiettivi definiti devono essere chiari, misurabili, realistici ed in linea con la strategia aziendale.

Come posso identificare il pubblico di riferimento per l’House Organ/web magazine aziendale?

Una volta condotte analisi, test e sondaggi sarà molto più semplice individuare i contenuti del magazine, perché la scelta può essere molto varia: articoli, video, infografiche, interviste, casi studio e altro ancora, in base alle esigenze e preferenze del pubblico.

Come posso utilizzare una piattaforma adatta alle esigenze aziendali per il web magazine?

È importante scegliere una piattaforma che permetta di gestire facilmente i contenuti, che sia ottimizzata per i motori di ricerca, che offra un’esperienza utente di qualità e che sia integrabile con gli strumenti di analisi e monitoraggio dei risultati.

Come posso promuovere l’House Organ attraverso strategie di marketing digitali?

Utilizza le strategie di content marketing che conosci, social media marketing, email marketing, SEO e pubblicità online per promuovere il web magazine e aumentarne la visibilità tra il pubblico di riferimento.

Ma ricorda sempre che destinare la pubblicazione ad un pubblico selezionato è sempre la scelta migliore.

Come posso valutare l’efficacia dell’House organ aziendale?

Collegando la piattaforma scelta ad uno strumento di analisi puoi monitorare il traffico, il comportamento degli utenti, le conversioni e altri KPI rilevanti.

Questi dati aiuteranno a valutare l’efficacia del web magazine e a prendere decisioni basate sui risultati ottenuti.

Come posso migliorare costantemente il web magazine aziendale per mantenere il successo?

È importante raccogliere feedback dal pubblico, analizzare i dati e testare nuove strategie e contenuti per migliorare costantemente il web magazine. L’ottimizzazione costante e continua è fondamentale per mantenere il successo nel tempo.